Bilgi ve İletişim teknolojisinde yaşanan hızlı değişimler ve gelişmeler yeni bir çağın başlamasına neden olmuştur. Bilgi teknolojileri ülkelerin kaderini etkileyen, onların dünyadaki yerini belirleyen stratejik bir öneme sahiptir. Amerika Birleşik Devletleri ve Japonya’nın bilgi teknolojilerinde çok ilerlemesi ve bu ülkelerin gerisinde kalan Avrupa Birliği, e-Avrupa ile bu açığı kapatmak istemektedir. Bu gelişmelere paralel olarak da Türkiye de e-Türkiye projeleri hız kazanmıştır.
E-Türkiye kapsamında, kamu birimlerinin birlikte çalışacağı “Ulusal Kamu Bilgisayar Ağı” (Kamu-Net) oluşturulmaya çalışılmaktadır. Bu projenin ana unsurlarından biri de kamu kurumlarının yazışma ve dosyalama sistemlerinin elektronik ortamda yapılabilmesidir. Bu durumda Kamu-Net projesinin amacına ulaşabilmesi için kurumların elektronik belge yönetim sistemlerine sahip olması gerekmektedir.
Bugün Amerika Birleşik Devletlerindeki banka ve finansal kurumların tamamına yakını DYS’ye geçmiş, yasal düzenlemelerle ofis ortamından kağıdı ortadan kaldırmış durumdadır.
Bilgi ve Belge Kavramları
Belge tanımlaması yapılırken iki kavram öne çıkmaktadır;
- Bir kurum tarafından resmi bir işlem sonucunda üretilmiş ve resmi bir işlemde kullanılmış olması.
- Kayıtlı bilgi olması.
Bu iki özellik bilgi ve belge kavramları arasında yaşanan karışıklığı gidermektedir. Çünkü belge, bilgi içerir ve aynı zamanda “kayıtlı bilgi” kavramını da içermektedir.
Belge Yönetimi
Belge yönetimi, belgelerin üretiminden imhasına kadar geçen aşamaların teorik ve pratiksel ifadesidir. Belgeler canlılar gibi doğarlar (üretimi), büyürler (düzenlenmesi, korunması ve kullanılması) ve ölürler (tasfiyesi veya arşivlenmesi).
Elektronik Belge Yönetim Sistemleri – Doküman Yönetim Sistemleri
Doküman Yönetim ve Arşiv sistemleri, çeşitli formatlardaki elektronik dokümanların arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlar. Yönetilen dokümanlar, MS Office dokümanları, text dokümanları, çizimler, ses ve video dokümanları gibi formatlarda olabilir. Yaratılan yada tarayıcıyla taranıp sisteme alınan dokümanlar program ile arşivlenir, yetkisiz kişilerin erişiminden korunur, revizyon takibi yapılır ve arandığında bulunabilir durumda olur. Doküman ve formlar, süreçleriniz içerisinde önceden tanımlanmış akışlara göre, şirket içerisinden onay adımlarından geçerek dolaşabilir.
